Dzisiaj nikt już chyba nie neguje potrzeby cyfryzacji nie tylko procesów występujących w pracy, ale niemal wszystkich aspektów naszego życia. Edukacja, zakupy, kontakt z bliskimi czy urzędami w coraz większym zakresie realizowany jest za pomocą platform internetowych i aplikacji.
Nie inaczej jest z obiegiem dokumentacji czy funkcjonowaniem Archiwum IPN. Od wielu lat tworzone są narzędzia ułatwiające ewidencjonowanie, prowadzenie kwerend czy pracę z aktami znajdującymi się w zasobie archiwum. Same akta podlegają digitalizacji, czyli tworzeniu cyfrowych kopii. Pierwotnym celem było zabezpieczenie akt przed zniszczeniem ale z czasem dało również możliwość udostępnienia pojedynczej jednostki kilku użytkownikom w tym samym momencie.
To, czego nie widać
Skanowanie akt to proces żmudny, który toczy się i prawdopodobnie toczyć się będzie jeszcze wiele lat. Kopie tworzone w pewnym okresie czasu oraz w wielu lokalizacjach muszą wykazywać spójność z realnie opracowywanymi aktami. Upraszczając – każdy obraz kopii cyfrowej musi odpowiadać stronie digitalizowanych dokumentów. Ze względu na wielkość plików (a są ich miliony) oraz potrzebę zachowania spójności merytorycznej sprawy utrwalonej w dokumentach nie skanuje się pustych stron, druków czy kart wykorzystanych z różnych powodów ponownie w innej sprawie. Z tego powodu występują różnice pomiędzy odbiorem akt w formie fizycznej i w formie cyfrowej. Dla badacza kultury materialnej kontakt bezpośredni z aktami będzie miał znacznie większe znaczenie niż dla badacza „konkretnej sprawy” odzwierciedlonej w dokumentach w formacie np. PDF.
Dzięki bezpośredniemu kontaktowi z dokumentacją archiwalną możemy zapoznać się z rodzajem wykorzystywanego przez wytwórcę papieru, materiałach wykorzystanych w pracy biurowej czy sposobem szycia teczki – oczywiście jeżeli akta nie podlegały wcześniej rozszyciu. W trakcie przeglądania oryginalnej jednostki archiwalnej zobaczymy również co znajduje się na niezeskanowanych, drugich stronach kart. Tu właśnie zaczyna się moje „archiwum z drugiej strony”: nie zawsze typowy obraz czasów i twórców akt.
Czas PRL to nachodzące na siebie okresy kryzysów i względnej stabilizacji. Bardzo często są one odzwierciedlone w kulturze materialnej zachowanej w dokumentach oraz sposobie ich zabezpieczenia.
Na odwrocie 73 str. w teczce IPN Gd 130/1892 znajduje się karta informacyjna zawierająca dane osoby pozbawionej z urzędu w roku 1940 obywatelstwa niemieckiego
Karta z czerwca 1942 r. z obliczeniem wynagrodzenia za pracę posłużyła do sporządzenia doniesienia agenturalnego w marcu 1950 r. dot. osoby „źle ustosunkowanej” do PZPR, próbującej zrywać spotkania partyjne wszystkimi dostępnymi metodami. IPN Gd 0027/915
Sądząc po gramaturze papieru reklama lub fragment opakowania po proszku do prania wykorzystany do stworzenia kwestionariusza współpracownika MO. IPN Gd 067/1734
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 067/1784
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 067/1805
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 067/1904
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 284//1072
Legitymacja służbowa wystawiona na fragmencie opakowania po niemieckich papierosach. IPN Gd 067/1892
Papier z odzysku
W drugiej połowie lat czterdziestych jednym z wyzwań tworzących się urzędów był brak papieru. Zniszczenia wojenne wpłynęły na drastyczny spadek produkcji i zaburzenia w dystrybucji niemal wszystkich towarów. Z tego powodu nagminnie używano papieru pozostawionego przez urzędy niemieckie.
Ówczesna idea, nazwijmy ją przewrotnie „ZeroWaste” polegała m. in. na ponownym wykorzystaniu starych okładek akt, kopert, kart zapisanych tylko z jednej strony czy druków – zarówno pustych jak i wcześniej użytych. Liczył się każdy skrawek papieru nadającego się do ponownego użytku. W ten sposób na odwrotach kart znaleźć można kopie zarządzeń urzędów niemieckich, reklamy sprzedawanych w latach trzydziestych i czterdziestych towarów, rachunki z restauracji czy choćby karty spraw wcześniej zakończonych w urzędach nowej administracji. Interesujące jest wykorzystanie również nierozkolportowanych plakatów propagandowych władzy komunistycznej.
Okładka niemieckich akt personalnych ponownie wykorzystana przez MO. IPN Gd 130/1021
Nierozkolportowany plakat z referendum lutowego 1946 r. przecięty na pół i ponownie wykorzystany
Niemiecka kartka żywnościowa jednodniowa dla urlopowicza. IPN Gd 144/64 str. 41
Fragment zapisku w języku niemieckim wykorzystany do zrobienia koperty. IPN Gd 284/248
Okładka akt Prokuratora Sądu Specjalnego w Gdańsku ponownie wykorzystana w innej sprawie oraz karta personalna z naliczeniem wynagrodzenia za 1944 rok dla pracownika niemieckiego. IPN Gd 284/256, IPN Gd 284/313
Formularz dokumentu Sądu Rejonowego Wolnego Miasta Gdańska dot. opieki nad nieletnimi. IPN Gd 284/256
Porwany niemiecki formularz mógł służyć do wykonania kilku notatek. IPN Gd 284/260
Opakowanie po pieprzu ziołowym wykorzystane w roli koperty na zdjęcie. Co ciekawe zgodnie z opisem produktu pieprz ziołowy traktowany był jako produkt zastępczy względem tradycyjnego pieprzu. IPN Gd 659/24
Niedobór papieru nie był wartością stałą w czasie. W latach późniejszych, gdy władza ludowa zdawałoby się już okrzepła, okresy jego niemal pełnej dostępności przeplatały się z okresami w których produkcja spadała i papier znowu stawał się towarem reglamentowanym. Okresowo ponownie pojawia się papier przebitkowy, wykorzystywany do pisania na maszynie zamiast typowego papieru białego o wyższej gramaturze. W drugiej połowie lat 70. i w latach 80. wykorzystywane są również kartki zawierające na odwrocie błędne zapisy czy choćby uniwersalne okładki do akt paszportowych zamiast specjalnych, zawierających nadrukowaną klauzulę oraz miejsce do wpisania danych osobowych.
Varia z urzędowych teczek
Na odwrotach pojawiają się niekiedy całkowicie prywatne zapiski w żadnym stopniu nie dotyczące sprawy dla której zakładano teczkę. Trudno określić czy wynikało to ze spadającej pod koniec PRL-u dyscypliny pracy czy było odzwierciedleniem braków w zaopatrzeniu. Przeglądając oryginały akt natknąć się można np. na popularną w latach siedemdziesiątych i osiemdziesiątych grę „Państwa – Miasta”. Humorystycznie można powiedzieć, że swoje odbicie na drugich stronach miała nawet postępująca globalizacja kultury masowej w postaci rysunków przedstawiających bohaterów disneyowskich bajek czy artystyczne zainteresowania funkcjonariuszy służb PRL.
Nie wiadomo co było pierwsze, praca czy rozrywka. IPN Gd 0046/829
Wewnętrzne strony okładek. IPN Gd 05/110, IPN Gd 0027/914
Nie tylko papier odzwierciedla jednak wahania kondycji gospodarki Polski Ludowej. Stosowane do wpięcia kart do teczki klipsy archiwizacyjne czy spinacze również (w zależności od dostępności materiałów) były wytwarzane z półproduktów przeznaczonych do tego celu – często różnej jakości – jak i odpadów poprodukcyjnych z innych przedsiębiorstw. Do ich wytwarzania stosowano zarówno metale, jak i plastik.
Klipsy archiwizacyjne z założenia wykonane dla potrzeb prac biurowych oraz wykonane z blaszanych prefabrykatów służących do produkcji kapsli czy opakowań blaszanych dla przecieru pomidorowego i groszku zielonego
Spinacze wykonywane z różnych materiałów. Metalowe wcale nie znaczy czym starsze tym bardziej skorodowane – wszystko zależało od jakości użytego materiału
Podsumowując zagadnienie, można odważyć się na stwierdzenie, że kontakt z oryginałami akt pozwala poznać nie tylko meritum sprawy, której dotyczą dokumenty, ale również kulturę i warunki pracy ówczesnych urzędników. Stan gospodarki czy motywacja pracownika często miały odbicie w jakości świadczonej pracy czy finalnego „produktu”. Niemniej osoba korzystająca dzisiaj z tych materiałów w oryginalnej formie ma często możliwość zapoznania się kulturą materialną czasu powstania teczki. W tym kontekście przyszli badacze teraźniejszości, mając w rękach tomy akt wychodzących dzisiaj prosto z rozgrzanych drukarek, będą mieli znacznie mniej interesującą pracę.
