Dzisiaj nikt już chyba nie neguje potrzeby cyfryzacji nie tylko procesów występujących w pracy, ale niemal wszystkich aspektów naszego życia. Edukacja, zakupy, kontakt z bliskimi czy urzędami w coraz większym zakresie realizowany jest za pomocą platform internetowych i aplikacji.
Nie inaczej jest z obiegiem dokumentacji czy funkcjonowaniem Archiwum IPN. Od wielu lat tworzone są narzędzia ułatwiające ewidencjonowanie, prowadzenie kwerend czy pracę z aktami znajdującymi się w zasobie archiwum. Same akta podlegają digitalizacji, czyli tworzeniu cyfrowych kopii. Pierwotnym celem było zabezpieczenie akt przed zniszczeniem ale z czasem dało również możliwość udostępnienia pojedynczej jednostki kilku użytkownikom w tym samym momencie.
To, czego nie widać
Skanowanie akt to proces żmudny, który toczy się i prawdopodobnie toczyć się będzie jeszcze wiele lat. Kopie tworzone w pewnym okresie czasu oraz w wielu lokalizacjach muszą wykazywać spójność z realnie opracowywanymi aktami. Upraszczając – każdy obraz kopii cyfrowej musi odpowiadać stronie digitalizowanych dokumentów. Ze względu na wielkość plików (a są ich miliony) oraz potrzebę zachowania spójności merytorycznej sprawy utrwalonej w dokumentach nie skanuje się pustych stron, druków czy kart wykorzystanych z różnych powodów ponownie w innej sprawie. Z tego powodu występują różnice pomiędzy odbiorem akt w formie fizycznej i w formie cyfrowej. Dla badacza kultury materialnej kontakt bezpośredni z aktami będzie miał znacznie większe znaczenie niż dla badacza „konkretnej sprawy” odzwierciedlonej w dokumentach w formacie np. PDF.
Dzięki bezpośredniemu kontaktowi z dokumentacją archiwalną możemy zapoznać się z rodzajem wykorzystywanego przez wytwórcę papieru, materiałach wykorzystanych w pracy biurowej czy sposobem szycia teczki – oczywiście jeżeli akta nie podlegały wcześniej rozszyciu. W trakcie przeglądania oryginalnej jednostki archiwalnej zobaczymy również co znajduje się na niezeskanowanych, drugich stronach kart. Tu właśnie zaczyna się moje „archiwum z drugiej strony”: nie zawsze typowy obraz czasów i twórców akt.
Czas PRL to nachodzące na siebie okresy kryzysów i względnej stabilizacji. Bardzo często są one odzwierciedlone w kulturze materialnej zachowanej w dokumentach oraz sposobie ich zabezpieczenia.
Na odwrocie 73 str. w teczce IPN Gd 130/1892 znajduje się karta informacyjna zawierająca dane osoby pozbawionej z urzędu w roku 1940 obywatelstwa niemieckiego
Karta z czerwca 1942 r. z obliczeniem wynagrodzenia za pracę posłużyła do sporządzenia doniesienia agenturalnego w marcu 1950 r. dot. osoby „źle ustosunkowanej” do PZPR, próbującej zrywać spotkania partyjne wszystkimi dostępnymi metodami. IPN Gd 0027/915
Sądząc po gramaturze papieru reklama lub fragment opakowania po proszku do prania wykorzystany do stworzenia kwestionariusza współpracownika MO. IPN Gd 067/1734
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 067/1784
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 067/1805
Fragment niemieckich materiałów reklamowych wykorzystany w latach 40-tych w aktach osobowych funkcjonariuszy MO. IPN Gd 067/1904
Papier z odzysku
W drugiej połowie lat czterdziestych jednym z wyzwań tworzących się urzędów był brak papieru. Zniszczenia wojenne wpłynęły na drastyczny spadek produkcji i zaburzenia w dystrybucji niemal wszystkich towarów. Z tego powodu nagminnie używano papieru pozostawionego przez urzędy niemieckie.
Ówczesna idea, nazwijmy ją przewrotnie „ZeroWaste” polegała m. in. na ponownym wykorzystaniu starych okładek akt, kopert, kart zapisanych tylko z jednej strony czy druków – zarówno pustych jak i wcześniej użytych. Liczył się każdy skrawek papieru nadającego się do ponownego użytku. W ten sposób na odwrotach kart znaleźć można kopie zarządzeń urzędów niemieckich, reklamy sprzedawanych w latach trzydziestych i czterdziestych towarów, rachunki z restauracji czy choćby karty spraw wcześniej zakończonych w urzędach nowej administracji. Interesujące jest wykorzystanie również nierozkolportowanych plakatów propagandowych władzy komunistycznej.
Okładka akt Prokuratora Sądu Specjalnego w Gdańsku ponownie wykorzystana w innej sprawie oraz karta personalna z naliczeniem wynagrodzenia za 1944 rok dla pracownika niemieckiego. IPN Gd 284/256, IPN Gd 284/313
Niedobór papieru nie był wartością stałą w czasie. W latach późniejszych, gdy władza ludowa zdawałoby się już okrzepła, okresy jego niemal pełnej dostępności przeplatały się z okresami w których produkcja spadała i papier znowu stawał się towarem reglamentowanym. Okresowo ponownie pojawia się papier przebitkowy, wykorzystywany do pisania na maszynie zamiast typowego papieru białego o wyższej gramaturze. W drugiej połowie lat 70. i w latach 80. wykorzystywane są również kartki zawierające na odwrocie błędne zapisy czy choćby uniwersalne okładki do akt paszportowych zamiast specjalnych, zawierających nadrukowaną klauzulę oraz miejsce do wpisania danych osobowych.
Varia z urzędowych teczek
Na odwrotach pojawiają się niekiedy całkowicie prywatne zapiski w żadnym stopniu nie dotyczące sprawy dla której zakładano teczkę. Trudno określić czy wynikało to ze spadającej pod koniec PRL-u dyscypliny pracy czy było odzwierciedleniem braków w zaopatrzeniu. Przeglądając oryginały akt natknąć się można np. na popularną w latach siedemdziesiątych i osiemdziesiątych grę „Państwa – Miasta”. Humorystycznie można powiedzieć, że swoje odbicie na drugich stronach miała nawet postępująca globalizacja kultury masowej w postaci rysunków przedstawiających bohaterów disneyowskich bajek czy artystyczne zainteresowania funkcjonariuszy służb PRL.
Nie tylko papier odzwierciedla jednak wahania kondycji gospodarki Polski Ludowej. Stosowane do wpięcia kart do teczki klipsy archiwizacyjne czy spinacze również (w zależności od dostępności materiałów) były wytwarzane z półproduktów przeznaczonych do tego celu – często różnej jakości – jak i odpadów poprodukcyjnych z innych przedsiębiorstw. Do ich wytwarzania stosowano zarówno metale, jak i plastik.
Podsumowując zagadnienie, można odważyć się na stwierdzenie, że kontakt z oryginałami akt pozwala poznać nie tylko meritum sprawy, której dotyczą dokumenty, ale również kulturę i warunki pracy ówczesnych urzędników. Stan gospodarki czy motywacja pracownika często miały odbicie w jakości świadczonej pracy czy finalnego „produktu”. Niemniej osoba korzystająca dzisiaj z tych materiałów w oryginalnej formie ma często możliwość zapoznania się kulturą materialną czasu powstania teczki. W tym kontekście przyszli badacze teraźniejszości, mając w rękach tomy akt wychodzących dzisiaj prosto z rozgrzanych drukarek, będą mieli znacznie mniej interesującą pracę.